Как все успевать. Правило 80/20

Хотите успевать делать больше и качественнее? Хотите знать, как все успевать? Это, порой, бывает трудно осуществить из-за различных отвлекающих факторов, которые овладевают Вами в течение дня. Многие люди стараются всё успевать за счёт «рабского труда» изо дня в день, отдавая всего себя работе, но в итоге они работают с каждым днём дольше, меньше успевают и не понимают, почему не получают необходимого результата.

Мы ничего плохого не хотим сказать о тяжёлой и упорной работе: это единственный путь в достижении поставленных целей. И пусть всем известно выражение «главное не количество, а качество»,  многие всё-таки предпочитают принцип «работай больше, а не умнее».  Не поймите не правильно, никто не сомневается, что Вы вправе думать, как хотите и сами решать проблемы, однако если Вы предпочитаете «работать больше!», то ознакомьтесь с некоторыми хитростями, которые расскажут Вам, как все успевать и быть более эффективным.

 Паре-кто?

Позвольте ознакомить Вас с принципом Парето, или правилом 80/20: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».  Этот принцип получил своё название в честь итальянского математика Вилфредо Парето. Он замечал такие вещи, как, например, факт того, что 20% семян гороха произвели 80% выращенного гороха.

Принцип Парето предполагает, что небольшой дисбаланс может пойти нам на пользу.  Концентрируясь на факторах, которые дают нам наибольший результат мы может получить максимальную отдачу с минимальными усилиями. Безусловно, без тяжелого труда не обойтись, однако Вы сможете быть более эффективным, а не биться об стену головой от того, что никакого результата нет. В какой-то степени, мы все применяем данный принцип: стараемся сосредоточиться на важных задачах, игнорируя посредственные. Но Вы можете получить максимальную отдачу от работы, если будете применять это правило во всех аспектах трудовой деятельности.  Читайте ниже хитрые, возможно где-то очевидные идеи, как заставить правило 80/20 работать на Вас.

 Сердце Вашей работы

Очень важно определить «ядро» Вашей работы. Какие определяющие принципы и действия Вашей работы? Каждый бизнес или работа имеет множество ежедневных задач, которые нужно выполнить. Однако за ними скрываются те самые важные действия – дела, не выполнив которые, у Вас, Вашей компании или Ваших клиентов возникнут трудности и проблемы. Сделав какие основные дела хорошо, Вы сможете смело сказать: «Я делаю свою работу хорошо!»?

Используйте правило 80/20, чтобы определить основные задачи Вашей работы, и убедитесь, что Вы их выполняйте исключительно хорошо. Если Вы начальник, то не стоит распределять Ваши основные рабочие обязанности между командой, разве что, если Вас повысили или Вы меняете сферу деятельности.  Если Вы работник, не старайтесь сильно успевать всё и всегда. Вы редко сможете в конце дня сказать: «На сегодня всё сделано!», а если Вы качественно завершите Ваши основные целевые задачи, то как минимум 80% результата Вы достигли, порой это эффективнее,  чем сидеть допоздна, пытаясь выполнить 100% работы.

 Знайте, ЧТО можно пропустить

Правило 80/20 позволяет Вам понять, что можно пропустить, когда у Вас нет времени на всё. У нас у всех есть самые «забитые» промежутки времени, когда нужно решать, что должно быть сделано сейчас, а что может подождать. Вот, например: Вы занимаетесь продажами и 20% Ваших клиентов делают 80% продаж. Допустим, Вы приходите в кабинет и у Вас 2 пропущенных звонка: один от «золотого» клиента из ТОП 20% и один от менее важного.  Оба звонка важные и оба клиента смотрят в перспективе на сотрудничество с Вами, но кому Вы позвоните сначала? Конечно же, «золотому» клиенту. Если по каким то причинам Вы не сможете сделать оба звонка, то, по крайней мере, выполните свои 80%. Конечно, делать подобные «прерывания» и выбор между важными клиентами не всегда идеальный путь. Однако аксиома успешного бизнеса в том, что нужно всегда расставлять приоритеты в работе (всегда есть риск подобного «прерывания»), делать самые важные дела в первую очередь.

 Больше результатов, меньше времени

Люди в сфере торговли всегда сначала уделяют внимание своим «большим» клиентам. Это естественное стремление продавцов заработать больше, ведь  они получают свою комиссию, т.е. процент от продаж. Но принцип 80/20 может быть эффективным в любых сферах деятельности, где есть свои основные задачи и клиенты (потребители).

Если Вы найдёте время поразмыслить над этим, то сможете подобрать правильные ключи к эффективному рабочему дню и сосредоточитесь на них. К примеру, принцип утверждает, что 20% Ваших коллег (или сотрудников) дают 80% результата. Определите этих людей, которые не говорят, а делают, и работайте с ними больше, чем с остальными 80%. Скажем, Вам нужна информация и Вы точно можете получить её, позвонив одному из двоих Ваших коллег (клиентов, сотрудников).  Один из них неорганизованный и рассеянный, второй всегда быстро находит решение проблемы. Очевидно, какой звонок будет эффективным по всем параметрам: затраченное время и качество информации. И это всего лишь телефонный звонок! Старайтесь применять данный принцип во всех аспектах работы и держитесь эффективных людей. Вы заметите, как станете успевать делать гораздо больше.

И наконец, применяйте данный принцип к Вашему распорядку дня: когда Вы наиболее продуктивны? С самого утра Вы наиболее собраны и расслаблены? В таком случае это время для решения самых сложных и важных задач. Если Вы совместите 20% Вашего распорядка дня с 20% рабочего списка задач, то Вы одним махом сможете сделать  работу, которую раньше делали 10 часов в день.

 Работайте с умом

Принцип Парето это просто принцип, теория. Мы не берёмся утверждать, что точно 20% Ваших потребителей и клиентов приносят Вам точно 80% дохода. 30% Ваших клиентов могут приносить Вам 80%, 60% или даже 90% прибыли. Суть принципа в том, что некоторые действия могут принести Вам колоссальные результаты, и, сосредоточив внимание именно на этих задачах и отведя время на другие, Вы убедитесь, что выжимаете из рабочего дня максимум. Безусловно, работать придётся как и прежде — усердно, но Вы получите куда более весомые результаты.